ישיבת צוות מגשימי חלומות

על ההזמנה שהגיעה במייל היה רשום –– 31/12/22 –  save the date. 

5 דקות אחר שהמייל נחת בתיבת הinbox, התקשר דג הזהב ואמר שהחליטו להקדים להיום ב- 17:00. בבית הקפה הרגיל שלנו בפינה שבין הרצל לאחד העם. 

כשהגעתי, הם כבר ישבו כולם, כל אחד עם הקפה האהוב עליו. דג הזהב במקום הקבוע שלו, מחזיק את האספרסו הארוך בשני סנפירים ומשהה את הלגימה כדי שהארוך לא יהפוך מהר מידי  לקצר.

ממולו, עטוף בגלימה השחורה שלו, מגוהצת כאילו לא היתה מקופלת עמוק בתוך הטרולי הקטן כל הדרך מלונדון מרציף 9 ו-3/4, ישב הארי, מביט דרך המשקפים העגולים שלו בכוס התה הרותחת שבידיו.

לידו ישב הנסיך. הוא אמנם לא ממש נמנה על הצוות באופן קבוע אבל בתור אחד שמצליח לשמר שושנים מפונקות יש לו כמה רעיונות מבריקים מידי פעם ולכן זומן גם הוא לתרום את תרומתו הצנועה בכל מה שקשור לשיטות מוצלחות. כמי שאמון על התמימות והבריאות החזיק כמובן בכוס של מים. קפה אינו ה cup of tea –  שלו. 

"איפה הליידי?" שאלתי, שמה לב להיעדרותה המורגשת של היפיפיה עם אבקת הקסמים.

"היתה לה תקלה קטנה עם הכרכרה. הוויז שלח אותה בכביש הלא נכון לרח' המשאלות. 5 דקות היא כאן, אם לדייק", ענה לי דג הזהב.

"שבי, נתחיל והיא תצטרף אלינו כשתגיע".

"מה על הפרק ומה הדחיפות?", אני שואלת, תוך כדי שמתיישבת ומהנהנת למלצר שמבין ישר את משאלתי להפוך גדול, רותח, בלי קצף בכוס זכוכית.

(פעם היינו מזמינים "קפה". היום זה מגיע עם רשימת בקשות שונות ומשונות).

"סוכני הביטוח", הם עונים לי שלושתם במקהלה.

"מה?? מה איתם? קרה משהו? יש רפורמה חדשה? מה פספסתי?" 

"לא, לא", עונה המוזהב, "הם עמוסים עד מעל הראש, כורעים תחת הנטל. כל יום אני רואה עוד פוסט על לחצי דצמבר, יש שם אחת שכמעט לא נושמת, ג'ינג'ית כזו, מוזהבת כמוני, העלתה תמונה של קופסת קוטג' קטנה. זה כל מה שאכלה כל היום. לא היה לה דקה זמן לעצמה בגלל פגישות. את יודעת שיש לי רגישות גבוהה למוזהבות. אני דואג לה".

"אחת אחרת בכלל הגדילה לעשות והעלתה תמונה עם סרט אדום לבן של זירת אירוע סביב שולחן העבודה שלה עם משפט שמזהיר לקוחות ועובדים מלגשת אליה עד סוף דצמבר כי היא עמוסה במשימות." מפטיר הארי מעבר למשקפיים מלאים אדי תה חמימים.

"הם קצת נראים אבודים, החבר'ה", אומר הנסיך בחיוך מבויש וקטן, "כמו השושנה שלי" .

"אז למה קראתם לי?" אני שואלת ולוקחת לגימה מהקפה הרותח.

"את יודעת למה. אל תיתממי", עונה המוזהב ומעיף קשקש שהחליק לו על הסנפיר. "הם צריכים קצת סדר בבאלגאן. משהו ממוקד כזה, שיגרום להם להבין באיזו נקודה הם נמצאים ומה צריך לעשות כשתתחיל השנה הבאה".

"אני רואה שחזרת מסופ"ש במדבר, עוד יש לך קצת אבק ושמש באישונים. בטוח חזרת עם איזו תובנה או רעיון, לא?" , הוא אומר ועין הדג שלו קורצת.

"אתה קורא אותי כמו ספר פתוח, הא? קוסם מימי שכמוך!" אני צוחקת.

"טוב, בואו נראה, מחסור ולחץ, נובעים בדרך כלל ממערכת לא יעילה. הפיתרון הוא כמובן ביצירת שיטה. כזו שתוריד עומס משימות מהסוכן. אבל לפני זה נצטרך להבין אם הם חווים את התסמינים ורק אז נדע אם אכן זו הבעיה." אני עונה.

תוך כדי מענה חולף בי זיכרון ישן על קורס "ארגון ושיטות" שלמדתי בתואר, אונ' חיפה שנת 92…מענין אם עדיין לומדים את הקורס הזה. היה אחד הטובים בזמנו.

אז הנה לכם ידידי, 5 סימנים ברורים לעסק שאינו מנוהל באמצעות תהליכים ושיטות סדורים.

אם אתם מזהים אצלכם בעסק 3 מתוכם, הרי לכם יעד ל2023 על מנת שלא תגיעו לעוד דצמבר, קורסים וכורעים תחת הנטל.

◄  אתם מרגישים לחוצים רוב הזמן? רשימת המטלות שלכם אינה נגמרת? אין לכם זמן להנות מחיי משפחה אמיתיים בשקט, ואתם לא נהנים מתגמול כלכלי המצדיק את שעות העבודה האינסופיות שאתם משקיעים בעסק?

◄ העסק שלכם לא מתקדם כמו שציפיתם? לא משנה מה אתם עושים או כמה עזרה מביאים, אתם מרגישים שחוסר בזמן מונע מהעסק להתרחב ולהתפתח?

◄ העסק לא עקבי בביצועים? אתם לא באמת יודעים כמה יכנס לכם בחודש הבא לחשבון? כמה מכרתם בחודש שעבר? האם אותה תוצאה תהיה גם בחודש הבא ובזה שאחריו? 

האם מתבצע מעקב אחר לקוחות פוטנציאליים וסטטוס הצעות שניתנו בעבר? האם אתם לא מגיעים לנטר את הפעילות בעסק ואת תוצאותיה ולבצע התאמות אחת לרבעון? האם נוצרות בעיות עם שביעות רצון לקוחות שאתם לא מצליחים לפתור באופן יעיל?

◄ העסק לא מקבל זרימה מתמדת של לקוחות? אתם מייחלים שהלקוחות לא יפסיקו פתאום לספר עליכם מפה לאוזן? קורה שוב ושוב שאתם מוצאים את עצמכם מתחילים לחשוב מאיפה יגיע הלקוח הבא? שאין לכם זרם קבוע של הזדמנויות מכירה ותהליך סדור של סגירת עסקאות?

◄ קורה לכם שמרוב עומס, העסק אינו מסוגל לספק שירות מעולה ללקוחות? רמות האנרגיה והמוטיבציה שלכם ושל העובדים אינן מספיקות כדי לתת שירות מעולה לכל הלקוחות כמו שהייתם רוצים?

ובכן, מערכות שיטתיות מהוות בסיס לעסק יציב. עם כמה מערכות ושיטות, אפשר להביא כל עסק לכך שיפעל כמו מכונה משומנת, יהיה יעיל, רווחי ויאפשר ראש שקט לבעליו.

ללא מערכות ושיטתיות, אף עסק לא יוכל לצמוח ואתם עלולים להיות נתונים לשחיקה וסכנת כישלון.  בעלי עסקים קטנים ובינוניים רבים מתעלמים מהצורך במערכות עסקיות סיסטמטיות, פשוט בגלל הסיבה שזה לא החוזקה שלהם ולא מה שגרם להם להקים ולפתח את העסק עד היום.

בענף כמו שלנו, בו התהליכים הופכים לארוכים ומסורבלים יותר, שיטה, סדר וארגון בתהליכי עבודה הם הכרח המציאות.  

וכמאמר המשפט הידוע – אם הבנו מה הבעיה אנחנו כבר 50% בדרך לפיתרון.

רוצים להגיע לפתרון, אל תחכו לקוסם או דג זהב.