רגע לפני סוף השנה, אפשר לחלק את עולם העסקים ל 3 קבוצות:
• אלו שבכלל לא חושבים על תוכנית עבודה לשנה הקרובה.
• אלו שיש להם ייסורי מצפון על זה שהם לא מכינים תוכנית עבודה לשנה הקרובה.
• ואלו שעסוקים במרץ רב בהכנת תוכנית העבודה לשנה שתתחיל בתוך זמן קצר.
למה בעצם אנחנו צריכים תוכנית עבודה? מה רע פשוט לקנות לידים, למכור ולעמוד ביעדים ששם לנו המפקח שלנו בחברת הביטוח?
ובכן, לא רע, אם לא החלטנו להיכן ברצוננו להגיע.
מכירים את הקטע מהספר עליסה בארץ הפלאות בו היא שואלת את החתול באיזו דרך כדאי לה לבחור? החתול עונה לה בשאלה – להיכן את רוצה להגיע? אינני יודעת עונה לו עליסה, אם כך, עונה לה החתול, לא משנה באיזו דרך תבחרי.
אך מה קורה כשאנו יודעים להיכן אנו רוצים להגיע אך לא יודעים כיצד להגיע לשם? פה בדיוק נכנסת תוכנית העבודה.
אעצור כאן שניה כדי לחדד את ההבדל בין תוכנית עסקית לתוכנית עבודה. תוכנית עסקית משקפת את החזון, הערכים על פיהם אנו פועלים, ה- SWOT שלנו (התחום בו אנו פועלים, מיהם המתחרים שלנו, מהן החוזקות והחולשות שלנו ועוד) תוכנית העבודה, לעומת זאת, היא נגזרת מהתוכנית העסקית ומהווה את החלק הטקטי של כיצד להגיע להשגת היעדים האסטרטגיים שהצבנו לעצמנו בתוכנית העסקית.
במילים פשוטות – תוכנית עיסקית היא ה"למה, ולהיכן" שלנו בעוד תוכנית העבודה היא ה"איך". תוכנית העבודה מאפשרת לנו לדעת אם אנחנו בכיוון הנכון אליו תיכננו להגיע באמצעות תהליכי בקרה ומדידה.
תוכנית עבודה למעשה מייצרת את מסגרת הפעילות השנתית, הרבעונית, החודשית, השבועית ואף לעיתים היומית שלנו כשכל מטרתה – לקדם אותנו אל עבר היעד ולהפכו לבר השגה.
רבים שואלים אותי – "טל, איך עושים את זה?" .
לצורך כך אני מתחילה תמיד בשתי שאלות בסיס.
1) האם הצלחת להגיע למטרות העסקיות אותן הצבת לעצמך בתחילת השנת הקודמת?
2) האם בכלל הצבת לעצמך מטרות עסקיות ברורות להשגה וניתנות למדידה בשנה שחלפה?
עד כמה שזה יישמע מפתיע, מרבית העסקים שלא מרוצים מקצב ההתקדמות וההתפתחות שלהם, לא עבדו עם תוכנית עבודה.
במחקרים שונים שנעשו על הצלחה בעסקים, ומה מבדיל בין עסקים מאד מצליחים לעסקים פחות מצליחים, התברר שאחד המאפיינים המשותפים לבעלי עסקים מצליחים היא תרבות של הצבת מטרות להשגה, משולבת בתוכנית עבודה להשגת אותן מטרות.
והנתון היותר מפתיע הוא שהתרבות הזו ליוותה את אותם בעלי עסקים מתחילת הדרך, הרבה לפני שהם הפכו לעסקים מאד מצליחים.
עד כמה שזה נשמע עצוב, רוב העסקים, כמו גם רוב האנשים, לא מגיעים להשגת המטרות שלהם מסיבה אחת פשוטה – הם אף פעם לא טרחו להגדיר בבהירות את המטרות האלה, ומראש.
במילים אחרות, הם אף פעם לא עשו את הצעד הראשון, שעליו לא ניתן לדלג, בדרך להצלחה.
וזה כבר לא משנה אם אלו המטרות העסקיות שלנו, יעדי המכירות, יעדי השיווק או המטרות האישיות שלנו בחיים. אם אין תכנון, לא תהיה הצלחה.
אז איך מתחילים להכין תוכנית עבודה שנתית?
דבר ראשון תשבו ולפחות תגדירו את המטרות של העסק שלכם לשנה הבאה. נכון שזה לא מושלם, ואולי לא התהליך האופטימלי, אבל זה יותר טוב מכלום. עדיפה תוכנית עבודה לא מושלמת, על זה שלא תהיה לכם שום תוכנית.
בואו נלך שלב אחר שלב.
שלב ראשון: מבקשים מרואה החשבון את דוח הרווח והפסד של השנה הנוכחית, עד החודש האחרון שיש לו. נתוני השנה הנוכחית משמשים כמקור להתייחסות לתכנון השנה הבאה. נקודת עיגון ממנה אפשר לבנות את יעדי השנה הבאה.
ואני מדגישה – לקבל מרואה החשבון "דוח רווח והפסד", ולא להסכים לקבל "מאזן בוחן".
כעת, מחשבים את הממוצע החודשי של נתוני הדוח. כלומר, איך נראה חודש ממוצע בשנה הנוכחית, מבחינת המכירות (הכנסות), ההוצאות והרווח / הפסד.
נתחו איזה מוצרים מכניסים איזה אחוז מהמכירות כלומר למשל כמה אחוזים מתוך סה"כ ההכנסות מהוות מכירות הסיכונים או הדירות או העסקים, כמה אחוז מהרווח מהווה שכר הטרחה, כמה השת"פים. כנ"ל לגבי סעיפי ההוצאות – לדוגמא, כמה מתוך סה"כ ההוצאות מהווה הדלק, שכר עובדים וכו'.
שלב שני: מגדירים את יעד המכירות השנתי לשנה הבאה לכל אחד מהתחומים.
שלב שלישי: קופצים לשורת הרווח לפני מס, ומחליטים מה יהיה הרווח השנתי שלנו בשנה הבאה.
חשוב לדעת, וזה גם נכון יותר עסקית, רק קצת יותר מסובך למתחילים: עסקים מצוינים מחליטים קודם כל מה הרווח השנתי שהם רוצים, ורק אח"כ מחשבים כנגזרת ממנו את יעדי המכירות השנתיים. כלומר, כמה אני צריך למכור בשנה הבאה, כדי להגיע לרווח הזה.
שלב רביעי: ממלאים את כל יתר סעיפי הדוח לשנה המתוכננת – גם כחודש ממוצע, וגם כסה"כ בראיה שנתית. כלומר סעיפי ההוצאות וכו'.
אנחנו נעזרים בנתוני השנה הנוכחית ומשמעותם באחוזים ככלי עזר להערכה וחישוב. סביר להניח שרוב ההוצאות ישתנו רק באופן יחסי, כ % מהמכירות, כך שנתוני השנה שעברה עוזרים לנו בהערכות. למשל, אם הגדלתי את מכירות ב 35%, אני לא צריכה לחשב כמה דלק אצרוך בשנה הבאה. הנתון של שנה שעברה, למשל שהדלק היה 5% מהמכירות, יאפשר לי להעריך בצורה מספיק טובה מה יהיו הוצאות הדלק שלי השנה.
שלב חמישי: כעת, יש בידינו דוח רווח והפסד שנתי, לשנה הבאה.
שלב שישי: עכשיו, נפרק את הדוח השנתי הכללי לפירוט חודשי מציאותי. כלומר, לא כול חודש הוא חישוב של הממוצע (הסה"כ השנתי חלקי 12 חודשים). אלא נתייחס למציאות העסקית האמיתית שלנו: עונתיות, חגים, חופשים, מבצעים מתוכננים, חודשי שיא ושפל וכדומה ונתכנן את יעדי המכירות הריאליים לכל חודש.
שלב שביעי: וזה השלב שאם נעשה אותו, כל המציאות העסקית שלנו תשתנה. אחרי שיש לנו תכנון רווח והפסד מפורט לפי חודשים לכל השנה הבאה, אנו יכולים להפוך אותו לכלי עבודה ניהולי, שילווה אותנו בדרך להשגת המטרות.
לכל חודש, שהוא בעצם עמודת "התכנון", מוסיפים שתי עמודות: עמודת "הביצוע" ועמודת "המרחק מהיעד".
השלב השמיני והאחרון: כעת, מה שנשאר הוא להתחיל למכור בדיוק לפי התוכנית, וכמובן לבקר את ההוצאות ואת שורת הרווח. בסוף כל חודש נזין לעמודת "הביצוע" את סיכום החודש, נחשב את "ההפרש / המרחק מהיעד", נבדוק את התקדמותנו לפי התוכנית, נשאל את השאלות, ונבצע התאמות ושינויים נדרשים, כדי לעמוד ביעדים שהגדרנו עד לסוף השנה.
ואחרי שיש לנו "דוח רווח עתידי" אפשר לגשת לשלבים הבאים, שהעיקריים שבהם תוכנית השיווק, ותוכנית המשימות לביצוע, ועל כך באחד המאמרים הבאים.
שני טיפים לסיום:
1. תוכנית עבודה צריכה לכלול לא רק מכירות אלא גם פרויקטים שאתם מחליטים לקדם בעסק כמו דיגיטציה, בנית שת"פים נוספים, שינוי אירגוני כזה או אחר. קחו בחשבון בניהול הזמן שלכם וביעדים שאתם מציבים לעצמכם גם את הזמן הנדרש להקדיש לפרויקטים הללו על מנת שתגיעו אל המטרה שהצבתם לעצמכם.
2. השיטה עובדת! עד היום, בכל שנות פעילותי בעולם העסקי, בכל העסקים שפגשתי, אלו שהגדירו את מטרותיהם ברצינות, התחייבו לביצוע והתאמצו – כולם השיגו את מטרותיהם.
אה…ואל תשאלו מתי להתחיל…התשובה ברורה – עכשיו!
בינואר כבר יהיה מאוחר מידי…
בהצלחה!
